1. Pastikan Alamat Email benar
Lihat sekali lagi alamat surat elektronik atau email tujuan benar. Sistem QWERTY di keyboard komputer memungkinkan seseorang salah dalam menulis kata. Perhatikan, sebagai misal saja, huruf ‘b’ dengan ‘n’ berdampingan, kesalahan menekan tombol ‘b’ ketika seharusnya Anda ingin menekan ‘n’ bisa menyebabkan email Anda salah alamat tujuan. Apalagi jika alamat email redaksi tujuan kombinasi antara huruf dan angka, contohnya buku3168192@yahoo.com pasti membuat banyak penulis –mungkin termasuk Anda—yang sulit menghafalnya. Jangan menduga, sebaiknya Anda memastikan bahwa setiah huruf atau angka yang digunakan di email tersebut benar adanya.

2. Email pribadi redaksi atau email resmi perusahaan?
Sudah bukan rahasia lagi bila email resmi perusahaan penerbitan akan berisi puluhan bahkan ratusan email setiap harinya. Baik email yang bersifat pribadi, bertanya di mana bisa mendapatkan buku tertentu, mendapatkan edisi cetak koran sebulan lalu, atau email yang isinya mengirimkan naskah seperti yang Anda lakukan. Nah, ada baiknya Anda berkenalan dengan pihak redaksi yang menjadi penanggung jawab jenis naskah yang akan Anda kirim. Selain akan memotong jalur birokrasi email naskah, juga membuat kiriman naskah Anda akan aman sampai ke tujuan.

3. Jika mengirim ke email pribadi
Tentu yang namanya email pribadi adalah email yang sifatnya pribadi. Mengirimkan naskah ke email pribadi jelas adalah intervensi peruntukkan email. Tetapi jika Anda ingin melakukan itu, segeralah meminta izin kepada yang bersangkutan. Bisa melalui email, sms, atau telepon. Katakan bahwa Anda akan mengirim naskah ke email pribadi dan jangan lupa untuk menyelipkan kata maaf karena menggunakan email pribadi.

4. Taruh dalam daftar alamat email
Semua fasilitas email menyediakan penyimpanan alamat email tujuan. Paraktiknya, setiap Anda mengirimkan email kepada seseorang atau penerbit, maka secara otomatis setelah email terkirim akan muncul kotak permintaan apakah alamat email tujuan akan disimpan atau tidak. Pergunakan fasilitas ini untuk menyimpan semua alamat email penerbit atau redaksi penerbit. Selain memudahkan Anda untuk menemukan alamat email, juga meminimalkan kesalahan alamat email tujuan.

5. Tulis dalam subjek email Anda apa yang Anda kirim
Penulisan keterangan apa yang Anda kirim akan memudahkan pihak redaksi penerbitan untuk memilah email yang masuk. Jika email penerbitan dikelola oleh sekretaris redaksi, maka email Anda akan diteruskan (forward) kepada penanggung jawab tertentu di penerbitan. Misalnya “NASKAH NOVEL DETEKTIF DARI ARUL KHAN” memudahkan penerima email untuk mengetahui apa isinya, jenis/spesifikasi naskah, dan dari siapa yang mengirim.

6. Buatlah pengantar di tubuh email
Walaupun Anda sudah kenal dengan redaksi penerbitan tersebut, tidak ada salahnya Anda membuat konten pengantar di tubuh email yang Anda kirim. Apalagi buat yang baru mengirimkan email naskah; sebuah kata pengantar merupakan perkenalan pertama Anda dengan pihak redaksi. Tulislah siapa Anda, aktifitas, prestasi, kontak, dan yang penting tulislah ketertarikan Anda mengapa akhirnya memutuskan mengirim naskah ke penerbit yang bersangkutan.

7. Kirim dengan pelengkap naskah
Mengirimkan naskah emlalui email sebaiknya juga mengirimkan pelengkap naskah. Anda bisa menyertakan sinopsis naskah di file lain, riwayat hidup penulis, atau foto diri untuk berjaga-jaga siapa tahu buku Anda layak terbit dan foto Anda diperlukan.

8. Perkecil unggahan Anda
Jika Anda mengunggah file naskah beserta pelengkapnya bisa jadi file tersebut terlalu besar. Efeknya, bila redaksi penerbitan mengunduhnya, maka akan memakan waktu yang lama dan terkadang membuat siapapun bosan gara-gara pekerjaan tersebut. Besarnya file naskah Anda bisa terjadi jika naskah Anda banyak emmuat ilustrasi, gambar, atau foto. Tidak ada salahnya Anda memasukkan itu ke dalam satu file seperti ZIP. Berapapu jumlah email Anda bila sudah di-ZIP akan menjadi satu. Anda bisa mendapatkan perangkat lunak ini dengan mengunduhnya di www.softpedia.com secara gratis.

9. Kirim naskah yang telah diproteksi
Untuk menghindari kemungkinan plagiarisme terhadap naskah Anda, sebaiknya ubahlah bentuk naskah Anda dalam bentu file .pdf dan jangan mengirimkan file word office. File .pdf memungkinkan siapapun membacanya, tetapi sekaligus Anda bis memproteksinya dengan tidak bisa dicetak, dikopi, atau diedit. Jangan mengira tidak ada pihak redaksi penerbitan yang nakal; pasti ada stu dua penerbitan yang “mencuri ide” Anda dan mengembangkannya. Banyak CD pemograman .pdf –misalnya varian adobe-- bisa Anda dapatkan dengan harga yang cukup murah.

10. Pastikan email Anda terkirim
Buka bagian sent dalam email Anda dan pastikan bahwa email Anda sudah terkirim ke alamat yang bersangkutan. Jangan hilangkan laporan pengiriman tersebut. Laporan pengiriman akan berguna bagi Anda untuk mengetahui kapan Anda mengirimkan naskah, kepada siapa/penerbit apa Anda mengirim naskah, hingga berapa lama berita naskah Anda setelah dikirimkan.